Is een vertrouwenspersoon verplicht?

Wat doet een vertrouwenspersoon?

Medewerkers kunnen bij een vertrouwenspersoon terecht als ze grensoverschrijdend gedrag meemaken en zich onveilig hebben gevoeld in een bepaalde situatie. In dit geval kunnen ze in gesprek met een (intern of extern) persoon. Samen met de vertrouwenspersoon bespreekt de medewerker wat er is gebeurd en wat eventuele vervolgstappen zijn. Vaak leidt dit al tot een oplossing van het issue. Wanneer dat niet het geval is kan de medewerker overgaan tot bijvoorbeeld het indienen van een klacht.

Wettelijke verplichting van een vertrouwenspersoon

Van veel organisaties krijgen wij de vraag: “Is een vertrouwenspersoon verplicht?”. Het antwoord hangt echter af van een aantal zaken. Een heel aantal organisaties stelt een vertrouwenspersoon aan omdat ze het oprecht belangrijk vinden dat hun medewerkers ergens terecht kunnen. Dit getuigt van goed werkgeverschap, maar het is geen verplichting.

Een werkgever is echter volgens de Nederlandse Arbowet wél verplicht om beleid te voeren op het gebied van Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA). De (externe) vertrouwenspersoon kan hier een onderdeel van zijn en dit wordt dan ook zeer aanbevolen.

Of het aanstellen van een vertrouwenspersoon verplicht is hangt onder andere af van de cao van de organisatie. Veel cao’s en bedrijfstakken hebben bepalingen waarin staat dat het aanstellen van een vertrouwenspersoon verplicht is. Enkele voorbeelden van cao’s waarin een vertrouwenspersoon verplicht is:

• Cao Zorg en Welzijn
• Cao Primair Onderwijs
• Cao Voortgezet Onderwijs
• Cao Gemeenten
• Cao Rijksoverheid
• Cao Banken
• Cao Transport en Logistiek

Daarnaast is het goed om te weten dat er een wetsvoorstel klaarligt waarin het aanbieden van een vertrouwenspersoon wél verplicht wordt. Als deze wet wordt goedgekeurd door de Eerste Kamer zijn alle werkgevers met meer dan 10 werknemers verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen.

Waarom deze verplichting?

De verplichting in deze cao’s komt voort uit de noodzaak om een veilige en gezonde werkomgeving te creëren. Werkgevers in deze sectoren zijn verplicht om maatregelen te nemen die bijdragen aan het welzijn van hun medewerkers, en een vertrouwenspersoon speelt hierin een cruciale rol. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon helpt bij het signaleren en oplossen van problemen rondom ongewenst gedrag, wat uiteindelijk bijdraagt aan een betere werkcultuur en minder ziekteverzuim.

Hoe stel je een vertrouwenspersoon aan?

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan op verschillende manieren:

• Interne Vertrouwenspersoon: Een medewerker binnen de organisatie die opgeleid wordt voor de rol van vertrouwenspersoon. Dit kan voordelen hebben omdat deze persoon de bedrijfscultuur en de medewerkers goed kent. Echter heeft dit ook nadelen. Iemand heeft meerdere petten op en neutraliteit kan niet altijd worden gegarandeerd. Daarnaast zijn er hoge kosten verbonden aan de opleiding tot vertrouwenspersoon en is iemand minder beschikbaar om zijn eigen werkzaamheden te doen.
• Externe Vertrouwenspersoon: Dit is een professional van buiten de organisatie. Dit kan voordelen hebben zoals objectiviteit en professionaliteit. Je zadelt niemand binnen de organisatie op met ingewikkelde gesprekken en tijd die ze niet aan hun normale werkzaamheden kunnen besteden. Externe vertrouwenspersonen zijn getraind om issues snel op te lossen en weten wat ze moeten doen in complexe situaties.

Bij het kiezen van een vertrouwenspersoon is het belangrijk dat medewerkers melding kunnen maken zonder dat ze dit via iemand van de organisatie moeten doen. Dit zou een drempel kunnen zijn waardoor medewerkers besluiten geen melding te maken.

Om te voorkomen dat er ook meldingen worden gedaan die niet bij een vertrouwenspersoon horen garandeert Veilig en Vertrouwd een gratis intake bij elke melding. Tijdens deze intake spreekt de vertrouwenspersoon met de melder om het issue helder te krijgen en te bepalen of het een issue is dat bij de vertrouwenspersoon thuishoort. Als dit daadwerkelijk het geval is plannen de medewerker en de vertrouwenspersoon samen een afspraak waarin ze verder ingaan op de besproken situatie. Samen bespreken ze uiteindelijk wat stappen richting een oplossing zijn.