Protocol ongewenst gedrag

Wat is ongewenst gedrag in het kort?

In sommige gevallen zal dit overduidelijk, maar het is ook mogelijk dat er onduidelijkheid is rondom dit onderwerp. Ongewenst gedrag is gedrag dat iemand anders een zeer onbehaaglijk gevoel bezorgd. Een gevoel van onveiligheid. Wat voor de één is bedoeld als grapje, is voor de ander een grove belediging.

De vormen van ongewenst gedrag lopen uiteen. In bepaalde gevallen is ongewenst gedrag zeer duidelijk aan te wijzen, maar het is ook mogelijk dat het onbewust of onopvallend gebeurt. Het kan gaan om bedreiging, intimidatie of vernedering. Concrete voorbeelden van ongewenst gedrag zijn discriminatie, pesten, schreeuwen, (online) intimidatie en agressie.

Ongewenst gedrag zorgt uiteindelijk voor een onveilige werksfeer. Medewerkers ervaren hierdoor stress en kunnen er tegenop gaan zien om naar het werk te gaan. Hierdoor ontstaat het risico de medewerker uiteindelijk thuis komt te zitten als er niet wordt ingegrepen.

Voordelen van een protocol ongewenste omgangsvormen

Om binnen je organisatie voor iedereen helder te hebben wat ongewenste omgangsvormen zijn is het verstandig om een protocol op te stellen. In dit protocol ongewenste omgangsvormen, of gedragscode, beschrijf je wat je verstaat onder ongewenst gedrag. Hierin kun je gewenst en ongewenst gedrag, zowel fysiek als online beschrijven. Denk bijvoorbeeld aan gedrag van medewerkers op social media. Medewerkers kunnen ten alle tijden in verband worden gebracht met jouw organisatie. Als iedereen weet wat er wordt verstaan onder ongewenst gedrag levert dit geen punt van discussie of twijfel op. Daarnaast is het goed om hier als organisatie open over te communiceren. Op deze manier staat het in ieder geval op de agenda en is het hopelijk voor iedereen bespreekbaar.

Het opstellen van een duidelijk en vindbaar protocol op het gebied van ongewenst gedrag heeft de volgende voordelen:

Voordelen voor de organisatie:

• Goed werkgeverschap: je toont als organisatie je betrokkenheid;
• Veilige werksfeer: ongewenst gedrag wordt aangepakt, minder uitval door conflicten;
• Loyale medewerkers: een veilige werksfeer zorgt voor medewerkers die prettig in hun vel zitten en langer werkzaam blijven;
• Voldoen aan wettelijke eisen: zoals aandacht besteden aan PSA-beleid.

Voordelen voor de medewerkers:

• Veilige werkomgeving: een dergelijk document geeft aan dat je werkgever dit onderwerp serieus neemt. Natuurlijk is het geen garantie voor veiligheid, maar het geeft wel aan dat het een bespreekbaar onderwerp is waar in het geval van een issue hopelijk ook adequaat op gereageerd wordt;
• Zwart op wit document in het geval van een issue: stel dat er toch iets voorvalt in jouw werkomgeving, dan staat er in ieder geval zwart op wit wat er redelijkerwijs wel en niet door de beugel kan. Hiermee onderbouw je eventueel je eigen verdediging.

Voor zowel organisaties als medewerkers in het hebben van een protocol geen ‘garantie voor succes’, maar kan dit wel een belangrijk document zijn in het vormgeven van een veilige werkcultuur en werksfeer.

Hoe werkt het protocol?

Beschrijf in dit protocol wat het doel hiervan is en wat de uitgangspunten van de organisatie zijn. Daarnaast beschrijf je in dit protocol hoe je moet handelen in het geval van ongewenste omgangsvormen en wat eventuele maatregelen zijn. In het protocol omschrijf je duidelijk de definities van de verschillende manieren van ongewenst gedrag. Denk hierbij aan duidelijke omschrijvingen van discriminatie, pesten, machtsmisbruik, (seksuele) intimidatie etc.

Het kan ook een mooie toevoeging zijn om bijvoorbeeld de directie een introductie statement te laten schrijven voor het protocol. Op deze manier moeten vooral ook zij zich commiteren aan een juiste manier van met elkaar omgaan.

Waarschuwingen en sancties kun je ook beschrijven in een protocol ongewenste omgangsvormen. Een dergelijke escalatieprocedure moet worden besproken met een eventuele OR.

Tot slot is het belangrijk dat je als organisatie open communiceert over dit protocol en hier ook waarde aan hecht. Alle medewerkers moeten weten dat dit een belangrijk document is en ze moeten weten waar ze het kunnen vinden.

Een vertrouwenspersoon inhuren tegen ongewenst gedrag

Wanneer medewerkers ongewenst gedrag ervaren op de werkvloer zorgt dit voor spanningen. Uiteraard hoop je als werkgever dat de betreffende medewerker de veiligheid voelt om hier met iemand over te praten. Maar wanneer dat niet mogelijk is, of de medewerker vindt dat ingewikkeld, is het belangrijk dat de medewerker terecht kan bij een vertrouwenspersoon.

Een vertrouwenspersoon inhuren voor jouw organisatie zorgt ervoor dat escalaties worden voorkomen. Een organisatie kan een interne of een externe vertrouwenspersoon aanstellen. Vooral bij een kleinere organisatie (<100 medewerkers) is het verstandig om te kiezen voor een extern en dus neutraal persoon.

Een medewerker gaat met een vertrouwenspersoon in gesprek om zijn verhaal te delen. Soms kan dit al enorm opluchten. De vertrouwenspersoon zal vervolgens ook met de medewerker op zoek gaan naar de juiste vervolgstap om ongewenst gedrag in de toekomst te voorkomen. De medewerker wordt hier aangezet tot actie wanneer dit passend is voor de situatie. Vaak is een volgende stap een gesprek met de betrokkenen. Een vertrouwenspersoon kan hier ook bij aanwezig zijn om de melder te ondersteunen tijdens het gesprek.

Een extern vertrouwenspersoon werkt vaak voor meerdere bedrijven. Hierdoor hebben ze veel ervaring met verschillende soorten mensen en organisaties. Wil je weten hoe een dag van een vertrouwenspersoon eruit kan zien? Collega Steven vertelt in deze blog over zijn ervaringen.

Een vertrouwenspersoon inhuren tegen ongewenst gedrag zorgt er uiteindelijk voor dat medewerkers altijd ergens terecht kunnen en dat ze zich gehoord voelen. Sterker nog; ze worden ook écht gehoord. Misschien denk je dat er niets aan de hand is binnen jouw organisatie, maar speelt er achter je rug toch iets wat mensen dwars zit maar waar ze niet over durven praten (met jou).

Met het inhuren van een extern vertrouwenspersoon draag je als organisatie bij aan een veilige en prettige werkomgeving voor je medewerkers.

Voorbeeld protocol ongewenst gedrag downloaden

De basis van een protocol bij ongewenst gedrag is heel eenvoudig. Uiteraard is het belangrijk om het protocol aan te passen naar de wensen van de organisatie. Persoonlijkheid van de organisatie zorgt voor vertrouwen bij de medewerkers bij het lezen van het document.

Een voorbeeld of template van gedragsregels ongewenst gedrag download je hier:

VOORBEELD GEDRAGSREGELS >