Ongewenste omgangsvormen op het werk: herkennen, aanpakken en voorkomen

Herken ongewenste omgangsvormen

“Ach, maar dat moet toch gewoon kunnen?”. Dit is een uitspraak die je nog wel eens hoort als het gaat over ongewenste omgangsvormen. Er spelen veel factoren mee als het gaat over datgene wat je wel of niet vindt kunnen. Denk aan je eigen opvoeding, achtergrond, sociale kring, geloofsovertuiging of politieke voorkeur.

Het is begrijpelijk dat het soms ook ingewikkeld kan zijn. Wat kan dan wel en wat kan dan niet? Waar ligt de grens? Daarom is het belangrijk om een bepaalde vuistregel in je hoofd te houden. Doe geen dingen waar iemand anders zich onprettig bij zou kunnen voelen. Ook als is er maar een minimale kans is dat dit gebeurt; denk na en doe het niet. Hou die hand thuis, maak die opmerking gewoon niet. Als je twijfelt, bijvoorbeeld in een situatie waar iemand emotioneel is, kun je altijd vragen of deze persoon behoefte heeft aan een knuffel of een arm.

Dan zijn er ook de situaties waar ongewenste omgangsvormen vaak wat duidelijker aanwijsbaar zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om situaties in de volgende categorieën:

• Discriminatie: ook als je een opmerking maakt die niet direct op een ander gericht is, kun je iemand een onveilig gevoel geven. Als jij iets ongenuanceerds zegt over vrouwen die zwanger zijn en werken en er staat een collega bij die (net) zwanger is, is dat zeer onaangenaam. Denk ook aan het maken van racistische  ‘grappen’ of opmerkingen, terwijl je collega van kleur ook aanwezig is.
• Pesten: soms duidelijk, in geval van negeren, onaardige opmerkingen maken of spullen vernielen. Soms minder ‘out-in-the-open’, in het geval van online pesten. Via de mail of de socials of What’s app. Bijvoorbeeld in een team van 10 mensen een groepsapp starten in What’s app waar 9 mensen in zitten.
• (Seksuele) intimidatie: bij intimidatie worden bepaalde ‘middelen’ ingezet zoals; schreeuwen, bedreiging, bangmakende suggesties en voorstelen, suggestieve opmerkingen, fysieke intimidatie (handen op bepaalde plekken).

Alle bovenstaande omgangsvormen zijn zeer ongewenst. Echter zijn er wel gradaties in. Een bepaalde opmerking kan bijvoorbeeld onbewust toch beledigend overkomen bij iemand. Terwijl dit niet zo bedoeld was. Dat is van een andere aard dan wanneer iemand doelbewust een collega seksueel intimideert met als doel controle over deze persoon uit te oefenen.

Wat kun je doen tegen ongewenste omgangsvormen?

Een veilige bedrijfscultuur is een werkcultuur waar iedereen op een prettige manier met elkaar omgaat. En misschien nog wel een belangrijker kenmerk; als dat niet het geval is, voelt iedereen de vrijheid om een ander aan te spreken op zijn gedrag en wordt dit op een goede manier ontvangen. Klinkt best wel als de ideale wereld, toch?

Er zijn gelukkig bedrijven waar het op deze manier gaat, maar er zijn er ook waar dat helaas niet het geval is. Bij bedrijven waar de werksfeer al zeer verstoord is, is het heel moeilijk om het tij te keren. Bijvoorbeeld bij bedrijven waar roddelen in de cultuur zit is het moeilijk om medewerkers zich daar nog zo veilig te laten voelen dat ze zich meer gaan openstellen voor feedback. Hetzelfde geldt voor bedrijven met een narcistische baas, hier zal een angstcultuur heersen waardoor medewerkers niet zo snel iets durven delen, uit angst voor consequenties.

Wanneer je de bedrijfscultuur en de werksfeer belangrijk vindt als werkgever, doe je er goed aan om hier beleid over te schrijven. Ook, en misschien wel juíst, als het (al) goed gaat. Door dit beleid heb je zwart om wit wat gewenste en wat ongewenste omgangsvormen op het werk zijn. Hoe gaan jullie met elkaar om, hoe spreek je elkaar aan, wat doe je op social media etc. Sommige onderdelen zullen voor de hand liggen, andere wat minder en daarom is het juist goed om het totaal te beschrijven.

Een extern vertrouwenspersoon inhuren zorgt er daarnaast voor dat medewerkers bij iemand terecht kunnen als ze een issue willen delen. Als het niet lukt of ingewikkeld is om een bepaalde situatie met je leidinggevende te bespreken kun je hiervoor terecht bij de vertrouwenspersoon ongewenste gedragsvormen. Samen met deze vertrouwenspersoon kan de medewerker een vervolgstap bepalen. Het is nogal issue afhankelijk wat een vervolgstap zou kunnen zijn. Vaak is dat het bespreekbaar maken van het issue met bijvoorbeeld de betrokkene(n).

Protocol ongewenst gedrag

Het vastleggen van gewenst en ongewenst gedrag doe je in een gedragscode ongewenste omgangsvormen of een protocol ongewenst gedrag. Het voordeel van zo’n protocol is dat er voor iedereen duidelijkheid is hoe je binnen de organisatie met elkaar omgaat. Binnen een bedrijf waar je te maken hebt met externen zoals: cliënten/patiënten/leerlingen etc. kun je ook beschrijven hoe je met deze personen omgaat, hoe je ze aanspreekt, op welke manieren je wel/geen contact met ze mag hebben etc. Mag een docent een DM sturen op Instagram sturen naar een leerling? Mag je als begeleider appen met een cliënt? Leg dit soort dingen vast.

In een dergelijk protocol kun je ook waarschuwingen en sancties beschrijven bij overtreding. Natuurlijk niet om angst in te boezemen, maar wel om heel helder te zijn in de spelregels. Een organisatie zal ten slotte nooit een medewerker ‘zomaar’ ontslaan.

Met een protocol op het gebied van ongewenst omgangsvormen straal je als bedrijf uit dat je hier aandacht aan geeft en dit een belangrijk onderwerp vindt.

Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen

Wanneer een situatie dusdanig ernstig is kan een medewerker besluiten een klacht in te dienen. Dit kan overigens alleen als je al een bepaalde route binnen het proces hebt doorlopen. Als de organisatie hier goed beleid voor heeft geschreven dan zal hierin staan dat de medewerker eerst bepaalde stappen moet zetten en bepaalde inspanning moet doen om (gezamenlijk) tot een oplossing te komen. Deze stappen staan beschreven in een klachtenregeling. Wat bijvoorbeeld mogelijk is, is dat de medewerker eerst in gesprek moet gaan met de betrokkenen, eventueel ondersteund door een vertrouwenspersoon. Als deze inspanningen niet hebben geleid tot een passende oplossing voor alle partijen kan een medewerker besluiten een klacht in te dienen.

Deze klacht wordt beoordeeld door een klachtencommissie. Een bedrijf kan er voor kiezen om (ter plekke) een interne klachtencommissie te vormen. Dit heeft verschillende nadelen bijvoorbeeld de link en betrokkenheid met de organisatie, gebrek aan ervaring en de tijdsinvestering van deze personen.

Het is ook mogelijk om gebruik te maken van een externe klachtencommissie.Voordeel hiervan is dat deze personen volledig neutraal zijn en geen enkel belang hebben bij de uitkomst van de klacht. Daarnaast bestaat een dergelijke commissie uit ervaren professionals die kennis hebben op verschillende gebieden bijvoorbeeld het arbeidsrecht of ontslagrecht.

Door de inzet van een klachtencommissie zorg je dat het klachtentraject goed is geregeld. Medewerkers weten welke stappen ze moeten ondernemen en, wanneer een organisatie ervoor kiest om de uitspraak van de commissie ter harte te nemen, sancties worden opgelegd wanneer nodig.

De klachtencommissie is zeker geen heilige graal in de bestrijding van ongewenst gedrag, maar met het juist inregelen van de route straal je als bedrijf wel uit dat je voorbereid bent op het moment dat er iets vervelends gebeurt.

Langetermijneffect van de verandering

Door het juist inregelen en vooral communiceren van dit beleid geef je medewerkers vertrouwen dat ze zich veilig mogen voelen. Als bijvoorbeeld het bestuur van een organisatie zich uitspreekt tegen ongewenste omgangsvormen (en zelf ook het goede voorbeeld geeft!) geeft dat vertrouwen. Vertrouwen dat dit een onderwerp is waar over gesproken mag worden en waar aandacht voor is. Dit is de eerste stap naar en open cultuur en een veilige werksfeer. Het langetermijneffect van geen actie ondernemen is het doorsudderen van issues die (onderhuids) spelen. Medewerkers die bijvoorbeeld gepest worden stevenen zo af op een burn-out door pesten op het werk.

Ongewenste omgangsvormen en het beleid op dit gebied valt vaak onder een HR-afdeling. Het is dan ook belangrijk dat dit een terugkerend onderwerp blijft op de HR-agenda. Het heeft minder effect wanneer er eenmalig een infographic over ongewenst gedrag wordt gedeeld via de mail of intranet. Wat meer effect heeft is het (half-)jaarlijks organiseren van een webinar of bijeenkomst om te praten over dit onderwerp. HR kan op deze manier het beleid nogmaals toelichten en het belang benadrukken. Medewerkers kunnen hier vervolgens met elkaar over in gesprek.

Vooral voor grotere organisaties met een divers personeelsbestand is het belangrijk om open over dit onderwerp te blijven praten. Maar ook in organisaties waar het personeelsbestand niet divers is, is dit belangrijk! Pesten komt namelijk overal en in alle lagen van de maatschappij voor.

Als conclusie van dit verhaal kunnen we wel stellen dat in gesprek blijven over dit onderwerp het allerbelangrijkste is.