Deze 5 vragen stellen bedrijven het meest

Steeds meer organisaties zien het nut en het gemak in van het uitbesteden van het stukje rondom de externe vertrouwenspersoon. Organisaties zoals Veilig en Vertrouwd bieden zekerheid, professionaliteit en ontzorging. Vaak heeft een organisatie, voordat zij zich aansluiten, bepaalde vragen over onze dienstverlening. In deze blog beantwoorden we de 5 meest gestelde vragen.

1. Hoe snel wordt een melding bij jullie opgepakt?

We merken dat bedrijven graag willen dat issues gister opgelost zijn. Uiteraard doen we daar ons best voor, maar het gaat uiteindelijk in het tempo van de melder. Een melding kan telefonisch of via onze portal per mail binnenkomen. Op werkdagen wordt deze melding binnen 24 uur door een vertrouwenspersoon opgepakt. Na een korte kosteloze intake wordt er zo spoedig mogelijk een afspraak gemaakt voor het eerste consult. Over het algemeen vindt dit zeker binnen een week plaats, maar vaak al eerder.

2. Hoe voorkom je dat medewerkers melding doen of in gesprek willen over zaken die niet bij een vertrouwenspersoon thuishoren?

Vooral bij de kleinere organisaties heerst er nog wel eens een angst dat medewerkers te pas en te pas in gesprek willen met een vertrouwenspersoon. Aan een afspraak met een vertrouwenspersoon hangt immers een prijskaartje. Bij ons is dat €125,- per consult. Dit is ongeacht de duur en reisafstand.

Het is logisch dat je liever niet wil dat dit enorm in de papieren loopt. Om dit te voorkomen werken wij met een korte telefonische intake. In de volksmond ook wel het ‘filtertelefoontje’ genoemd. Tijdens deze intake bepaald de vertrouwenspersoon of het issue dat speelt bij de melder thuishoort bij een vertrouwenspersoon. Op deze manier voorkomen we dat mensen in gesprek gaan over zaken die wellicht elders thuishoren. Over het algemeen nemen medewerkers niet zomaar contact op, dan is er wel iets dat dwars zit. Maar als dit gaat over een losstaand privé-issue, een lopend arbeidsconflict, of een mismatch met een collega (zonder dat er grensoverschrijdend gedrag heeft plaatsgevonden), dan is het verstandig elders in gesprek te gaan. Denk aan een psycholoog/coach, mediator of een leidinggevende. Er zitten nou eenmaal beperkingen aan de rol van vertrouwenspersoon.

Organisaties die aangesloten zijn bij Veilig en Vertrouwd ontvangen jaarlijks in januari een jaarverslag met hierop het aantal melders, het aantal consults en de aard van de meldingen. Wij houden nauw contact met de organisatie als er meer speelt en er meer meldingen binnenkomen. Wij moeten ons verantwoorden over het aantal consults en daardoor zijn ook wij gebaat bij een heldere afkadering van de scope van de vertrouwenspersoon.

3. Wanneer wordt de organisatie geïnformeerd over een traject met een medewerker?

Dit is vooral afhankelijk van wat de medewerker/melder hierin wenst. Deze persoon blijft ten alle tijde in de lead over een traject en bepaald in welke mate hij/zij anoniem wil blijven. Wanneer er bij een organisatie een trend gaande is, er wordt bijvoorbeeld veel gepest, of er is een bepaalde leidinggevende waar meerdere medewerkers melding over maken, dan nemen wij contact op. Wat we tijdens een dergelijk contact moment kunnen bespreken is nogmaals afhankelijk van wat de melders hierover aangegeven. Het is bijvoorbeeld wel mogelijk dat melders aangeven dat een bepaalde naam van iemand die grensoverschrijdend gedrag vertoond wel bekend mag worden, maar dat ze zelf graag anoniem blijven.

Bij een enkele melding in langere tijd nemen wij geen contact op. Als organisatie ben je er ook van op de hoogte dat er een consult heeft plaatsgevonden omdat er een factuur voor wordt verstuurd.

Een uitzondering op het bovenstaande is wanneer er sprake is van een (levens-)bedreigende situatie voor wie dan ook. In dat geval heeft de vertrouwenspersoon de plicht (net als iedere burger) om dit te melden. Wij koppelen dit ook direct terug richting de organisatie.

4. Hoe zien jullie toe op de kwaliteit van jullie vertrouwenspersonen?

Het persoonlijke stukje wordt uiteraard getoetst met een kennismaking. Naar onze mening zijn onze vertrouwenspersonen allemaal prettige mensen waar je een fijn gesprek mee kan voeren. Werkinhoudelijk stellen we ook belangrijke voorwaarden. Wij stellen als eis dat vertrouwenspersonen zich alleen mogen aansluiten bij ons als ze LVV-geregistreerd zijn. De LVV is de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen. Wanneer iemand een geaccrediteerde basisopleiding vertrouwenspersoon heeft gevolgd kan deze zich inschrijven bij het LVV. Je moet hiervoor nog een examen goed voltooien om je registratienummer te ontvangen. Om de inschrijving te behouden moeten de vertrouwenspersonen jaarlijkse bijscholing volgen om up-to-date te blijven.

5. Wat is jullie meerwaarde als Veilig en Vertrouwd?

De meerwaarde van Veilig en Vertrouwd ziet hem in de samenwerking en onze kennis. Wij staan heel erg open voor het contact en het overleg met de hele organisatie. Wij verzorgen de vertrouwenspersonen en zorgen dat issues op een professionele manier worden opgepakt en afgehandeld. We staan medewerkers graag te woord als ze ergens mee zitten maar twijfelen of ze wel een melding moeten maken. Daarnaast mogen HR-medewerkers, leidinggevenden of andere contactpersonen ook altijd contact met ons opnemen als ze een situatie willen bespreken en even willen sparren. De teller gaat dan echt niet direct lopen :).

Kortom; we hebben graag korte en efficiënte lijntjes en vinden het vooral belangrijk dat zowel de organisatie als de medewerker op een prettige manier verder kan.