Wat mag een vertrouwenspersoon écht niet doen?

De vertrouwenspersoon heeft een belangrijke rol binnen een organisatie op het gebied van een veilige werkomgeving. Of dit nou gaat om een interne of een externe vertrouwenspersoon. Zijn/haar taak is voornamelijk op gericht op het ondersteunen van medewerkers die problemen ervaren op het gebied van grensoverschrijdend gedrag. Denk hierbij aan (seksuele) intimidatie, discriminatie, (fysieke/mentale) agressie of integriteitskwesties. Maar er zijn ook grenzen aan wat een vertrouwenspersoon kan en mag doen. Hieronder beschrijven we een aantal beperkingen in de rol van vertrouwenspersoon.

1. Advies geven buiten het expertisegebied

Een vertrouwenspersoon is ook gebonden aan bepaalde regels en grenzen. Ze zijn getraind en gecertificeerd in het omgaan met verschillende soorten problemen, maar hier zit ook een grens aan. Ze zijn (vaak) geen psychiater, jurist of HR-manager. Op deze gebieden mogen zij daarom ook geen advies geven. Ze kunnen wel ondersteunen bij het oplossen van problemen op deze gebieden, maar ze moeten ten alle tijden de juiste professional betrekken bij het specifieke traject.

2. Conflicterende belangen hebben

Een van de belangrijkste kenmerken van een vertrouwenspersoon is dat deze neutraal dient te zijn. Zodra een vertrouwenspersoon in een situatie komt waarin persoonlijke en/of zakelijke belangen gaan spelen moet het traject worden overgedragen. Dit kan zijn wanneer een vertrouwenspersoon een bepaald belang heeft bij de uitkomst van een traject. Dit is in strijd met hun rol als onpartijdige bemiddelaar.

3. Zonder toestemming doorbreken van vertrouwelijkheid

Vertrouwelijkheid is een basisprincipe in het werk als vertrouwenspersoon. Medewerkers moeten erop kunnen vertrouwen dat een vertrouwenspersoon naar eer en geweten omgaat met de besproken informatie. De enige reden om deze vertrouwelijkheid te verbreken is als er direct gevaar is voor de medewerker zelf of de omgeving. Deze meldingsplicht heeft overigens iedere burger, niet alleen de vertrouwenspersoon. Dit is zo in de wet vastgelegd. In alle andere gevallen dient een vertrouwenspersoon vertrouwelijk te handelen en de medewerkers anonimiteit te waarborgen, tenzij deze zelf anders wenst.

4. Partijdig zijn

Partijdigheid tonen schuurt aan onze nummer 2 – conflicterende belangen hebben. Toch is het enigszins anders omdat iemand ook partijdig zou kunnen zijn zonder dat daarbij een direct belang is. Het is van cruciaal belang dat een vertrouwenspersoon geen partij kiest of een oordeel velt over de situatie. Het doel van de vertrouwenspersoon moet zijn om geheel onpartijdig en neutraal de medewerker te ondersteunen en naar een oplossing van het probleem toe te werken.

5. Bagatelliseren en minimaliseren

Een killer voor het succes van een vertrouwenspersoon is het bagatelliseren of minimaliseren van problemen. Het is belangrijk dat medewerkers zich gehoord en gerespecteerd voelen. En vooral; dat dit ook echt zo is. Zelfs als de vertrouwenspersoon het diep van binnen misschien niet eens is met de interpretatie van een bepaalde situatie. Het negeren, bagatelliseren of minimaliseren van situaties kan het vertrouwen van medewerkers in de vertrouwenspersoon schaden en zelfs de situatie verergeren.
 

6.Zelf de lead nemen

De vertrouwenspersoon is er ter ondersteuning van de medewerker. Het doel van een traject is om de medewerker zelf te laten nadenken en tot actie aan te sporen richting een oplossing. Het is niet de bedoeling dat een vertrouwenspersoon hier de lead in neemt. Het is en blijft het traject van de medewerker die melding maakt. Een vertrouwenspersoon mag geen acties uitvoeren namens de medewerker of het woord doen namens de medewerker tijdens gesprekken. Ook mag een vertrouwenspersoon niet zelf in gesprek gaan met andere betrokken partijen.

Zoals je hebt gelezen zit een vertrouwenspersoon echt op de tweede rij tijdens een traject. Er zitten duidelijke grenzen en beperkingen aan deze rol. Toch draagt een vertrouwenspersoon heel effectief bij aan een veilige werkomgeving.

Gezien punt 2- conflicterende belangen hebben, is het raadzaam een extern vertrouwenspersoon aan te stellen. Wanneer je medewerkers meerdere mogelijkheden wilt geven is het ook mogelijk om zowel een interne als een externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Zo hebben medewerkers de keuze wat ze prettiger vinden.

Wil jij meer weten over het inzetten van externe vertrouwenspersonen? Bekijk dan ons ‘Vertrouwenspersoon pakket‘.